Przesyłanie dokumentów jest jednym z najbardziej newralgicznych punktów całego procesu zawierania umów, czy przekazywania ważnych informacji. Mogą znajdować się w nich dane osobowe lub poufne informacje dotyczące firmy – z tego względu niedbałe wrzucenie takiej przesyłki w zwykłą kopertę i powierzenie jej pierwszemu lepszemu dostawcy nie jest dobrym pomysłem (z pewnością nie zrobi też dobrego wrażenia u odbiorcy naszej paczki). Jak więc zabezpieczyć dokumenty?
Koperta
Jest to pierwszy etap zabezpieczania naszych dokumentów, odpowiadający za ich bezpieczeństwo najbardziej bezpośrednio. Zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem będą koperty bezpieczne. Zapewniają zarówno prywatność jak i bezpieczeństwo przed warunkami atmosferycznymi – w rodzaju deszczu – i, ogólniej, wilgocią. Wykonuje się je z specjalnej folii. Po ich zamknięciu nie jest możliwe otworzenie, bez poważnego rozerwania całej koperty (która jednak jest, ogólnie rzecz biorąc, bardzo wytrzymała na rozerwania): działa to nieco podobnie, jak dawne woskowe pieczęcie, upewniające adresata, że listu nikt wcześniej nie otworzył. Dane na nich wypisane na ogół można zakryć, a same koperty mogą być wykonane w ten sposób, że, nawet patrząc pod światło, nie da się podejrzeć ich zawartości.
Dostawca
Zapakowane już w bezpieczną kopertę dokumenty należy wysłać za pośrednictwem zaufanej firmy. Nie można zapomnieć o sprawdzeniu przedtem jej polityki co do przesyłania dokumentów, czy zaginionych paczek. Warto zwrócić też uwagę na to, czy przesyłki są ubezpieczane i na jaką kwotę. Trzeba liczyć się z tym, że najbezpieczniejsza opcja może nie być najtańszą, ale jest to coś, na czym nie warto oszczędzać.
